Quyền hạn của người sử dụng và tài khoản

Để sử dụng hệ thống, người dùng cần có tài khoản (account), tài khoản do người quản trị hệ thống cấp. Mỗi tài khoản được cấp với tên đăng nhập, mật khẩu, các thông tin của người dùng và thuộc về một nhóm quyền khác nhau. Mỗi nhóm quyền sẽ được thực hiện một số chức năng của chương trình phù hợp với quyền hạn của người đó. Mỗi người dùng có tên đăng nhập khác nhau,bạn không thể tự đổi tên đăng nhập và quyền hạn nhưng có thể (và cần phải) đổi mật khẩu để không bị mạo danh.

Hệ thống có nhiều chức năng, nhưng không phải người dùng nào cũng được quyền thực hiện tất cả các chức năng, điều đó phụ thuộc vào nhóm quyền của bạn, nếu bạn không được cấp quyền thực hiện thao tác nào thì chức năng đó sẽ bị vô hiệu hóa.

Đầu tiên màn hình đăng nhập sẽ xuất hiện để người dùng đăng nhập vào chương trình như trong Hình 1.1, bạn nhập tên đăng nhập và mật khẩu rồi bấm nút “Đăng nhập”.

Hình 1.1: Màn hình đăng nhập

Lưu ý: Tài khoản và mật khẩu lần đầu đăng nhập sau khi cài đặt thành công là admin.

Nếu muốn hệ thống ghi nhớ thông tin đăng nhập thì bạn check vào mục Ghi nhớ tên đăng nhập và mật khẩu để lần sau bạn không phải nhập lại tên đăng nhập và mật khẩu. Chức năng này chỉ nên chọn máy tính chỉ có mình bạn sử dụng, vì nếu có nhiều người sử dụng cùng một máy thì sẽ làm lộ tài khoản.

Khi đăng nhập thành công bạn sẽ vào được màn hình làm việc như trong Hình 1.2

Hình 1.2: Màn hình chính của hệ thống

Các chức năng thường được bố trí theo kiểu thực đơn (menu), các chức năng được sắp xếp, thiết kế theo kiểu ribbon với 3 tab chính tương ứng với 3 nhóm chức năng giúp người dùng dễ dàng quản lý và sử dụng các phân hệ của chương trình:

Phân quyền hệ thống: Khung (frame) bên trái là Nhóm quyền: Tạo nhóm quyền sử dụng hệ thống. Đây là công việc cần làm trước tiên. Có một nhóm quyền mặc định mà bạn không thể xóa hoặc sửa và cũng là nhóm có quyền hạ cao nhất trong hệ thống, đó là nhóm Administrator (quản trị hệ thống). Bạn có thể tạo thêm, sửa, xóa các nhóm quyền cho người dùng ở đơn vị mình. Thường nhóm quyền được tạo theo chức danh như Lãnh đạo, Trưởng phòng, Chánh văn phòng… Tùy đặc thù cơ quan mà bạn tạo ra các nhóm quyền với những quyền phù hợp cho các nhóm đó.

Khung chính giữa là danh sách người dùng: Đây là danh sách cán bộ, người sử dụng phần mềm. Khi bạn chọn một nhóm quyền bên trái thì danh sách cán bộ thuộc nhóm quyền đó được liệt kê trong cửa sổ này. Bạn có thể tạo thêm, xóa, sửa thông tin của các cán bộ thông qua cửa sổ này.

  • Khung bên phải là danh mục các quyền truy cập hệ thống:

     Bao gồm tất cả các chức năng của chương trình. Các chức năng được phân nhóm theo từng nhóm cụ thể. Điều này giúp cho người quản trị dễ dàng phân quyền cho các thành viên một cách chi tiết nhất.             Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị, phòng ban, tổ mà người quản trị có thể cho phép hoặc không cho phép nhóm quyền tham gia vào những chức năng của hệ thống.Các chức năng được liệt kê theo nhóm như hình 1.8 dưới đây

. Quản lý danh mục hệ thống

                Trong quá trình nhập liệu, có nhiều trường dữ liệu người dùng không thể nhập mới mà chỉ được quyền chọn một giá trị trong danh sách sổ xuống, ví dụ như Loại công văn bạn sẽ có các lựa chọn như Quyết định; Báo cáo; Biên bản… Việc cập nhật các lựa chọn này được thực hiện thông qua phần danh mục hệ thống

Thiết lập cấu hình hệ thống

Việc thiết lập cấu hình hệ thống giúp bạn thiết lập các tiền tố cho các trường sinh mã tự động hoặc nơi sao lưu (backup) dữ liệu … Ngoài ra, việc thiết lập sẽ tự động thêm các thành phần của thể thức văn bản vào trong báo biểu (report) khi cần in ra giấy để lập hồ sơ.

Để thiết lập cấu hình hệ thống người dùngchọn chức năng, cửa sổ thiết lập hệ thống xuất hiện. Cửa sổ chính chia làm 2 phần:

  • Bên trái bạn chọn thiết lập chung hay thiết lập để in báo biểu
  • Bên phải là các thiết lập ứng với từng lựa chọn bên cửa sổ trái

8. Sao lưu và phục hồi dữ liệu

Sau mỗi lần thao tác với dữ liệu, để đảm bảo an toàn dữ liệu người dùng nên sao lưu (backup) dữ liệu vào một tập tin để dự phòng. Khi có sự cố xảy ra, chỉ cần sử dụng chức năng khôi phục (restore) để khôi phục lại dữ liệu đã được lưu trước đó.

8.1. Sao lưu dữ liệu

Bước 1: Chọn chức năng

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại:

Hình 1.31: Sao lưu dữ liệu

Bước 3: Nhấn chọn đường dẫn (ổ đĩa) nơi cần lưu tập tin sao lưu. Chú ý: Nên chọn ổ đĩa cần lưu tập tin là ổ đĩa khác với ổ hệ thống (ổ C:\), hoặc thư mục được thiết lập quyền ghi dữ liệu.

Tập tin cần sao lưu mặc định có tên là dbQuanLyCongVan.10.1.2019.bak, trong đó thể hiện tên cơ sở dữ liệu và ngày tháng năm sao lưu, giúp người dùng dễ dàng lựa chọn thời gian cần khôi phục dữ liệu

Bước 4: Nhấn chọn

Bước 5: Chờ quá trình sao lưu hoàn tất.

8.2. Khôi phục dữ liệu

Bước 1: Chọn chức năng -> Bước 2: Xuất hiện hộp thoại

Hình 1.31: Phục hồi dữ liệu

Bước 3: Nhấn chọn tên tập tin (đường dẫn lưu tập tin sao lưu)

Bước 4: Chờ quá trình khôi phục dữ liệu hoàn tất.