I. Làm việc với văn bản đến

Chọn tab “Quản lý văn bản đi – đến” sau đó bấm vào nút ta sẽ thấy cửa sổ quản lý văn bản đi – đến xuất hiện như hình dưới

þ Panel bên phải: là danh sách văn bản được sắp xếp giảm dần theo ngày đến với các thông tin về ngày đến, số đến (số ghi nhận do văn thư đánh số theo từng sổ công văn đến), trích yếu nội dung, nơi gửi…

þ Panel bên trái: cho phép bạn lọc nhanh văn bản theo một vài tiêu chí:

– Nếu bấm chuột vào mục“Ngày đến”thì một số ngày gần nhất (mặc định là 30 ngày) sẽ được mở rộng ngay dưới dòng Ngày đến, bấm chọn ngày nào thì hệ thống sẽ lọc ngay các văn bản đến vào ngày đó hiển thị ở vùng bên phải. Còn nếu bấm vào chính thanh Ngày đến thì tất cả các văn bản được hiển thị, nếu số văn bản nhiều hơn 20 thì chúng sẽ được cắt thành từng trang 20 văn bản.

– Nếu bấm vào mục “Loại công văn” thì hệ thống sẽ mở rộng các loại văn bản ở ngay dưới dòng “Loại công văn”. Loại văn bản được người dùng cập nhật trong phần “Quản lý danh mục hệ thống”.Theo phân loại hiện nay thì có chừng 10 loại văn bản khác nhau như Báo cáo, công điện, nghị định, quyết định, giấy mời …Khi người dùng chọn một loại văn bản thì hệ thống sẽ lọc ngay các văn bản thuộc loại đó và hiển thị bên cửa sổ phải, còn nếu bấm vào chính nút “Loại công văn” thì tất cả các văn bản được hiển thị

Đối với tiêu chí “Lĩnh vực” và “Tình trạng xử lý” cách lọc cũng tương tự. “Lĩnh vực” cũng được khai báo trong phần “Quản lý danh mục hệ thống”.

Phía trên hai vùng này là một thanh công cụ để người sử dụng lựa chọn các công việc muốn làm.

Ghi chú: + Việc phân loại văn bản được thể hiện qua màu sắc của công văn

+ Hệ thống sẽ tự động nhắc việc khi có công văn đã đến hạn xử lý nhưng chưa xử lý và các ông văn đang chờ xử lý. Hộp thoại nhắc việc hiển thị ở góc dưới bên phải cửa sổ làm việc:

2. Xem nội dung văn bản

Cột đầu tiên trong danh sách văn bản đến là biểu tượng (icon) nội dung công văn. Nếu biểu tượng này chỉ có dạng một bì thư , thì có nghĩa là không có tập tin nội dung đính kèm; nếu có bì thư kèm theo kẹp giấy thì có nghĩa là có tập tin nội dung đính kèm, nếu có biểu tượng bì thư màu đỏ  thì văn bản ở dạng khẩn. Đề xem thông tin của một văn bản, bạn bấm phải chuột vào văn bản và chọn lệnh “Xem nội dung công văn”. Một cửa sổ như hình dưới sẽ hiện ra và bạn sẽ thấy cả thông tin mô tả và danh sách các tập tin đính kèm. 

Nếu muốn xem tập tin đính kèm nào bạn chỉ cần click vào tên tập ở cột “xem chi tiết tập tin” thì ngay lập tức tập tin đã được mở ra, bạn có thể xem và lưu vào thư mục khác trong máy tính.

3. Tìm kiếm văn bản

Hệ thống cung cấp hai công cụ tìm kiếm là tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao.Các công cụ tìm kiếm nằm ở thanh công cụ phía trên cửa sổ chính. Với công cụ tìm kiếm nhanh bạn có thể sử dụng tìm kiếm nhanh theo từ khóa hoặc tìm kiếm nhanh theo ngày đến của văn bản: – Để thực hiện tìm kiếm nhanh theo từ khóa bạn nhập từ khóa cần tìm vào mục “Tìm kiếm nhanh theo từ khóa”, khi đó các văn bản có chứa toàn bộ hoặc một phần của từ khóa sẽ được trả về.

– Để thực hiện tìm kiếm nhanh theo ngày đến của văn bản, bạn chọn khoảng thời gian trong mục “Từ ngày” và “Đến ngày”, khi đó hệ thống sẽ liệt kê các văn bản có ngày đến trong khoảng thời gian mà bạn nhập vào – Để sử dụng công cụ tìm kiếm nâng cao, bạn bấm nút, khi đó màn hình tìm kiếm xuất hiện:

Trong cửa sổ này bạn nhập thông tin làm tiêu chí tìm kiếm vào các trường dữ liệu, trường nào có thông tin thì bạn nhập, trường nào không có thì để trống, hệ thống sẽ liệt kê các hồ sơ thỏa tất cả tiêu chí mà bạn đưa vào.

4. Đăng ký công văn đến

Để đăng ký (nhập) một công văn đến, trên thanh công cụ bạn bấm nút Thêm, cửa sổ nhập văn bản sẽ hiện ra. Bạn nhập các thông tin vào các trường dữ liệu.Nhập xong bấm nút “Lưu & Tiếp” để lưu văn bản và tiếp tục nhập, nút “Lưu & Đóng” để lưu và thoát khỏi màn hình nhập. Bước đầu tiên, yêu cầu người dùng phải tạo sổ văn bản (nếu chưa tạo), nếu đã có sổ công văn, chỉ việc nhấn chọn sổ từ danh sách sổ văn bản để cập nhật văn bản vào sổ này.

5. Xóa, sửa văn bản đến:

Muốn xóa văn bản đến, bạn chọn văn bản cần xóa rồi bấm nút; Muốn sửa văn bản đến, bạn chọn văn bản cần sửa, khi đó màn hình tương tự như màn hình nhập sẽ xuất hiện để bạn sửa văn bản.

6. Xuất ra tập tin:

Người dùng có thể thực hiện xuất danh mục văn bản ra tập tin excel hoặc word. Thao tác thực hiện tương tự như đối với phần quản lý hồ sơ tài liệu.

Làm việc với văn bản đến